Avec 800 infirmiers, on peut faire tourner un hôpital de 450 lits. Et pourtant, toutes ces personnes sont nécessaires pour remplir toutes les tâches que le Ministère nous demande. A un moment où la pénurie infirmière se fait sentir ; 800 infirmières doivent s’occuper des l’enregistrement, selon un calcul du groupe de travail de la VVI (Verbond der Verzorgingsinstellingen). Coût : 54 millions. Le Ministère en finance seulement 15,5 millions, le reste étant à charge des hôpitaux. Au total, le Ministère impose l’enregistrement de 191 formulaires dont certains sont assez longs à remplir. Cette info est parue dans le nouveau magazine bimensuel « Trends voor specialisten ».

Depuis quelques années maintenant, les prestataires de soins et les hôpitaux se plaignent de la charge administrative. Toutefois, la charge réelle de tous ces papiers n’avait jamais été calculée. C’est maintenant chose faite.

L’instigateur de cette mesure fut l’implémentation du nouveau Résumé Infirmier Minimal (RIM) en mars 2008. L’implémentation ayant engendré du mécontentement. Beaucoup de choses n’allaient pas : les règles ont changé « en cours de route », les manuels d’enregistrement et de codage ne correspondaient pas, les versions néerlandaises et française étaient différentes, le helpdesk fédéral était inaccessible, … En plus, ce n’était pas non plus très clair de savoir qui était responsable de quoi.

La manière dont le nouvel enregistrement RIM s’est mis en place a également été critiqué. « Parfois on aurait dit qu’on voulait mesurer la vitesse avec un thermomètre », dit Rudy Maertens, directeur général de l’hôpital fusionné à Eeklo AZ Alma dans « Trends voor Specialisten ». Avec Frederik Coussée, cadre chez VVI, ils sont le moteur du groupe de travail qui a mis en évidence la charge administrative. Ils accentuent également le fait que pour eux cette problématique est plus profonde que le simple nouveau RIM.

Leur analyse coût / bénéfices, pour un échantillon représentatif de 11 hôpitaux flamands (coûts en personnel des « cellules d’enregistrement » et dans les unités de soins), des données RHM (données cliniques infirmières, psychiatriques, d’urgences et de SMUR) est assez ahurissante. L’analyse tient compte des coûts ICT, de formation et d’adaptation. Le seul bénéfice est le financement spécifique de cet enregistrement.

Pour répondre à toutes ces obligations, presque 96 ETP sont nécessaires dans les 11 hôpitaux. Le coût était de 6,5 millions, le Ministère ne participant que pour 1,8 millions.

En extrapolant sur la Belgique, c’est un besoin de 800 ETP ; et puisqu’il s’agit seulement des RHM, c’est donc une sous-estimation. Prix : 54 millions dont 38,5 millions assurés par les hôpitaux eux-mêmes. Pour Rudy Maertens et Frederik Coussée, le fait de retirer des soins 800 ETP d’infirmier(e)s qualifiées pose un problème éthique et déontologique. N’oublions pas qu’il y déjà une pénurie d’infirmier(e)s.

L’enregistrement obligatoire engendre en plus un coût énorme. Les hôpitaux ont déterminé que pour le seul enregistrement RHM, 1,09 ETP non financé sont nécessaires pour 100 lits. Le pic de l’iceberg : 191 formulaires obligatoires à remplir dont certains sont assez fastidieux. La moitié de ceux-ci est imposé par le Service Public Fédéral Santé Public mais 38% d’entre aux proviennent du Ministère Flamand.

Selon l’organisation, les problèmes actuels découlent d’une prise en charge inefficace. La méthodologie utilisée pour développer les instruments d’enregistrement n’est pas bonne. Le ministère confie le projet à des équipes universitaires et met en place une Commission d’Accompagnement.

Mais par la suite, les académiciens se plaignent que l’instrument axé sur l’enregistrement de certaines activités alors que le Ministère utilise l’outil à visée de financement. Par la suite, l’outil s’est modifié à maintes reprises pour arriver au final à un résultat médiocre. De plus, les structures et systèmes tant du secteur que du Ministère (SPF Santé publique, Inami, …) ne sont pas adaptés de telles finalités d’enregistrement.

Le VVI propose dès lors une méthode pour réduire le surplus de travail au niveau administratif : une approche thématique. Le projet est construit avec une hiérarchie, avec une structure bien définie et peut donc être bénéfique tant sur le plan méthodologique que structurel.

L’organe le plus élevé serait un conseil d’enregistrement qui se positionnerait au-dessus des administrations et veillerait sur la méthode. Si par ex. le Ministère donne le message comme quoi les RHM sont devenues obsolètes, un projet d’actualisation sera attribué à un comité directeur via le conseil d’enregistrement. Ce dernier se chargera de l’actualisation et rapportera régulièrement au conseil d’enregistrement ; les administrations apportant leur savoir-faire au sein de ce comité directeur. Cette organisation demande du courage car cela sous-entend que les murs de Berlin devront être démolis entre les différents services et ministères concernés. « Et pour la construction d’un conseil d’enregistrement, il faut une législation correcte et donc du courage politique ».

L’analyse cout/bénéfices et la proposition de la mise sur pied d’un conseil d’enregistrement vient des hôpitaux flamands chrétiens. Mais cela ne peut pas s’arrêter là. « Nous souhaitons un soutien sectoriel élargi ». Tous les hôpitaux flamands, wallons et bruxellois, tant privés que publics doivent réunir leurs forces, créer une plateforme belge, agissant ensemble pour trouver des solutions. Officieusement, les 8 organisations hospitalières de Belgique se réuniront dans le courant du mois de février. La VVI veut bien se lancer en premier, essuyer les plâtres de manière à faire comprendre le caractère urgent du problème. Ce sont surtout les francophones qui minimisent le problème » admettent Maertens et Coussée dans la revue « Trends voor specialisten ».

Le but est d’aller à la rencontre de l’Administration et des politiciens avec un document général consensuel, une charte. Officieusement, le SPF Santé Publique et l’Administration Flamande ont déjà vu les plans, une réunion avec l’Inami est prévue. Si tout le monde a été sensibilisé suffisamment et est d’accord de signer la charte, ils se rendront compte du sérieux, pensent Maertens et Coussée.

Ils veulent intégrer l’approche thématique dans la plateforme e-health. « Techniquement, ce sera fiable et sûr. Pourquoi d’ailleurs ne pas utiliser la plateforme pour toute la problématique de l’enregistrement ?’

Les deux experts tiennent compte du fait que leur ambitieuse mission puisse tomber à l’eau. « Y’a-t-il une autre alternative ? Un statu quo et continuer à se plaindre ? Ou une grève collective sectorielle contre l’enregistrement ? Nous ne le souhaitons pas. Pendant les contacts informels, nos plans ont été bien accueillis. Mais il est également légitime qu’honorer l’obligation d’enregistrement correctement, demande d’autres moyens. Et la question est : est-ce que le Ministère est prêt à ça ».

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