Circulaire du 28 février 2008 concernant l'enregistrement des données de personnel du résumé hospitalier Minimum

L’enregistrement périodique du personnel est réalisé une fois par période d’enregistrement, le premier jour de mars, juin, septembre et décembre.

Il a pour objectif de décrire de manière détaillée le profil du personnel attribué à une unité de soins sur la base de la fonction exercée d’une part et d’autre part sur la base de la qualification la plus élevé obtenue (diplôme, brevet, certificat, titre ou qualification professionnelle).

• L’enregistrement périodique des données de personnel est réalisé pour tous les membres du personnel rattachés à une unité de soins organisationnelle et architecturale, au sein de laquelle des soins infirmiers sont dispensés sous la responsabilité d'un infirmier(e) en chef dans le cadre de l'hospitalisation de patients (AR du 27 avril 2007 déterminant les règles suivant lesquelles certaines données hospitalières doivent être communiquées au Ministre qui a la Santé publique dans ses attributions - article 1 - 4°), et où les données infirmières du RHM sont enregistrées

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L’enregistrement périodique du personnel doit également être réalisé dans les unités d’urgence, pour le quartier opératoire et dans les unités de psychiatrie.

• L’enregistrement périodique des données de personnel est également réalisé pour les équipes d'appui des soins. Cette définition englobe les équipes mobiles composées notamment d'infirmiers, de soignants, de personnel de soutien et/ou de paramédicaux et travailleurs sociaux.
  
  -Equipe mobile d'infirmier(e)s
  - Equipe de prélèvement
  - Equipe mobile de kinésithérapeutes, d’ergothérapeutes, de diététiciens
  - Equipe assurant le transport des patients
  - Equipe de gériatrie de liaison
  - Equipe de soins palliatifs de support
  - Equipe de soutien psychosocial
  - Equipe de codification des données infirmières du RHM - ...

• Les membres du personnel ne faisant pas partie d'une équipe composée de plusieurs personnes mais qui effectuent des soins spécifiques peuvent être regroupés dans une seule équipe mobile fictive, pour faciliter l'enregistrement. Il en est ainsi notamment pour:
  
  - Un infirmier(e), spécialisé en soins de plaies, non affecté à une unité de soins architecturale
  - Un infirmier(e), spécialisé dans la prise en charge de patients diabétiques, non affecté à une unité de soins architecturale
  - Un infirmier(e), spécialisé dans la prise en charge de la douleur des patients, non affecté à une unité de soins architecturale - …

L'enregistrement périodique des données de personnel est effectué pour tout le personnel affecté à une unité de soins ou faisant partie d'une équipe mobile, indépendamment de son statut (employé ou indépendant). Par contre, temporairement, les informations relatives au personnel intérimaire ne sont pas enregistrées.

Un membre du personnel absent pour une "longue" période n'est pas comptabilisé, c'est-à-dire si son absence couvre au moins la totalité du mois d'enregistrement (mars, juin, septembre ou décembre).

L'absence peut être due notamment aux motifs suivants:
- maladie,
- congé sans solde,
- interruption de carrière,
- …

Chaque personne doit être comptabilisée pour sa fonction et pour sa qualification. Les totaux du nombre d'ETP rémunérés, du nombre d'ETP disponibles en 38 heures/semaine et du nombre de personnes pour l'ensemble des codes de fonction doivent être égaux aux totaux correspondants pour l'ensemble des codes de qualification.

Le tableau ci-dessous donne une description des fonctions retenues pour le champ 8 (P1_CODE_QUAL_FUNCTION) du fichier XXX-Z-VERS-P-EMPLOPER-YYYY-PP.TXT (voir directives d'enregistrement RHM domaine 2). Puisqu'il s'agit des fonctions, le champ 7 (P1_Q_OR_F) doit comporter la mention "F".

Champ 7: P1_Q_OR_F	Champ 8: P1_CODE_QUAL_FUNCTION	Description des fonctions
F	F11001	Infirmier(e) en chef
F	F11002	Infirmier(e) en chef adjoint
F	F21001	Infirmier(e)
F	F12001	Sage femme en chef
F	F12002	Sage femme en chef adjointe
F	F22001	Sage femme
F	F21002	Infirmier de référence en soins de plaies
F	F21003	Infirmier de référence pour la prise en charge de la douleur
F	F21004	Infirmier de référence pour la prise en charge des patients diabétiques
F	F21005	Infirmier de recherche clinique
F	F21009	Autres infirmiers de référence
F	F40001	Personnel "soignant": aide-soignant, personnel relevant de l'art. 54 bis, assistant en soins hospitaliers
F	F50001	Personnel de "soutien": assistant logistique, aide infirmier administratif, personnel soignant en attente de reconnaissance éventuelle comme aide-soignant, puéricultrice,..
F	F60001	Personnel "paramédical": ergothérapeute, kinésithérapeute, logopède, …
F	F60002	Personnel de prélèvement
F	F70001	Personnel pour l’éducation, l’enseignement, etc. : éducateur, accompagnateur ludique, instituteur, …
F	F70002	Personnel "psychosocial": assistant social, médiateur culturel, psychologue, …
F	F80001	Personnel de codification DI-RHM
F	F80002	Personnel assurant le transport des patients
F	F99999	Autres

[TABLE]

Le tableau ci-dessous donne une description des qualifications retenues pour le champ 8 (P1_CODE_QUAL_FUNCTION) du fichier XXX-Z-VERS-P-EMPLOPER-YYYY-PP.TXT (voir directives d'enregistrement RHM domaine 2). Puisqu'il s'agit des qualifications, le champ 7 (P1_Q_OR_F) doit comporter la mention "Q".

Ce tableau recense, sous une dénomination générique, les diplômes délivrés actuellement en Belgique. Tout diplôme antérieur, postérieur ou étranger reconnu comme équivalent par les autorités compétentes est également à prendre en considération.

Champ 7: P1_Q_OR_F	Champ 8: P1_CODE_QUAL_FUNCTION	Description des qualifications (terminologie générique)
Catégorie 1
Q	Q10001	Diplôme de doctorat en sciences de la santé
Q	Q10002	formation complémentaire de niveau universitaire, ex. master en art infirmier et obstétrique , master en gestion et politique des soins de santé ou master en santé publique
Catégorie 2
Q	Q22001	Diplôme de cadre de santé
Q	Q20001	Diplôme d’infirmier gradué en soins généraux/bachelier
Q	Q20002	Diplôme de sage femme graduée/bachelier
Q	Q21001	Diplôme d’infirmier spécialisé en soins intensifs et d’urgence
Q	Q21002	Diplôme d’infirmier spécialisé en pédiatrie et néonatalogie
Q	Q21003	Diplôme d’infirmier spécialisé en santé publique
Q	Q21004	Diplôme d’infirmier spécialisé en santé mentale et psychiatrie
Q	Q21005	Diplôme d’infirmier spécialisé en gériatrie
Q	Q21006	Diplôme d’infirmier spécialisé en oncologie
Q	Q21007	Diplôme d’infirmier spécialisé en imagerie médicale
Q	Q21008	Diplôme d’infirmier spécialisé en stomathérapie et soins de plaies
Q	Q21009	Diplôme d’infirmier spécialisé en assistance opératoire et instrumentation
Q	Q21010	Diplôme d’infirmier spécialisé comme perfusionniste
Q	Q21011	Diplôme d’infirmier spécialisé en anesthésie
Qualification professionnelle particulière obtenue par un gradué ou un bachelier
Q	Q23001	Infirmier gradué ou bachelier ayant une expertise particulière en santé mentale et psychiatrie
Q	Q23002	Infirmier gradué ou bachelier ayant une expertise particulière en gériatrie
Q	Q23003	Infirmier gradué ou bachelier ayant une expertise particulière en soins de plaies
Q	Q23004	Infirmier gradué ou bachelier ayant une expertise particulière en soins palliatifs
Q	Q23005	Infirmier gradué ou bachelier ayant une expertise particulière en diabétologie
Q	Q23006	Infirmier gradué ou bachelier ayant une expertise particulière en évaluation et traitement de la douleur
Catégorie 3
Q	Q30001	Brevet d'infirmier(e) hospitalier(e)
Q	Q30002	Brevet d’infirmier en soins psychaitriques
Qualification professionnelle particulière obtenue par un breveté
Q	Q33001	Infirmier breveté ayant une expertise particulière en santé mentale et psychiatrie
Q	Q33002	Infirmier breveté ayant une expertise particulière en gériatrie
Q	Q33003	Infirmier breveté ayant une expertise particulière en soins de plaies
Q	Q33004	Infirmier breveté ayant une expertise particulière en soins palliatifs
Q	Q33005	Infirmier breveté ayant une expertise particulière en diabétologie
Q	Q33006	Infirmier breveté ayant une expertise particulière en évaluation et traitement de la douleur
Catégorie 4
Q	Q40001	Titre professionnel d’aide-soignant
Q	Q40002	Personnel relevant de l'article 54bis
Q	Q40003	Brevet d’assistant(e) en soins hospitaliers
Q	Q40004	Brevet d’assistant(e) en soins hospitaliers psychiatriques
Catégorie5
Q	Q50001	Diplôme de l’enseignement secondaire donnant l’accès aux fonctions suivantes:
Autres
Q	Q60001	Diplôme d’ergothérapeute
Q	Q60002	Diplôme de kinésithérapeute
Q	Q60003	Diplôme de logopède
Q	Q60004	Diplôme de diététicien
Q	Q60005	Diplôme de laborantin
Q	Q70001	Diplôme d’éducateur
Q	Q70002	Diplôme pour l'enseignement
Q	Q70003	Diplôme d’assistant social
Q	Q70004	Diplôme de psychologue
Q	Q99999	Autres

L’enregistrement journalier du personnel recense les heures et minutes prestées par jour.

Pour toutes les unités organisationnelles et architecturales, au sein desquelles des soins infirmiers sont dispensés sous la responsabilité d'un infirmier(e) en chef dans le cadre de l'hospitalisation de patients (AR du 27 avril 2007 déterminant les règles suivant lesquelles certaines données hospitalières doivent être communiquées au Ministre qui a la Santé publique dans ses attributions - article 1 - 4°), et où les données infirmières du RHM sont enregistrées.

L’enregistrement journalier du personnel doit également être réalisé dans les unités d’urgence et le quartier opératoire mais, temporairement, pas dans les unités de psychiatrie.

Le tableau ci-dessous donne une description des catégories de personnel à enregistrer. Les membres du personnel de l'unité de soins, possédant une autre qualification que celles reprises dans ce tableau, ne font pas partie de l'enregistrement journalier.

Les champs font référence au contenu du fichier XXX-Z-VERS-P-EMPLODAY-YYYY-P.TXT (voir directives d'enregistrement RHM, domaine 2).

Champ 9: P2_CODE_CAT	Description des codes	Qualification correspondant aux codes	Champ 10: P2_PART_TEAM
CAT001	Infirmier(e)/Sage femme, avec diplôme universitaire (PAI*)	Docteur/master/licence	Code 0 ou 1
CAT002	Infirmier(e)/Sage femme, avec diplôme de l'enseignement supérieur (PAI*)	Bachelier/gradué	Code 0 ou 1
CAT003	Infirmier(e), avec brevet de l’enseignement secondaire complémentaire (PAI*)	Breveté	Code 0 ou 1
CAT004	Personnel "soignant" (PAI*)	Aide-soignant, personnel relevant de l’art. 54 bis, assistant en soins hospitaliers	Code 0 ou 1
CAT005	Personnel de "soutien" (non PAI*)	Assistant logistique, aide infirmier administratif, personnel soignant en attente de reconnaissance éventuelle comme aide-soignant, puéricultrice, …	Toujours code 1
CAT006	Étudiant	Etudiant (non payé) des catégories CAT001, CAT002, CAT003, CAT004	Toujours code 0

* PAI = Praticien de l’Art Infirmier en référence à l’AR 78 chapitre 1 ter et art 54 bis

Dans l'enregistrement, une distinction est faite entre les membres du personnel rattachés à l'unité de soins (code 1) et ceux qui ne font pas partie des effectifs de celle-ci (code 0):

• Pour les membres du personnel rattachés à l'unité de soins (code 1), toutes les heures et minutes prestées sont enregistrées, à condition que le personnel fasse partie des catégories CAT001 à CAT005.
  
  Lorsqu'un membre du personnel s'absente pour une courte période (exemple: pour une réunion d’une heure à l’extérieur de l’unité de soins), ses heures sont comptabilisées comme s'il était présent dans l'unité. Par contre, si un membre du personnel est absent un demi-jour ou plus (exemple: formation), ses heures ne sont pas enregistrées.
  
  Lorsqu'un membre du personnel est rattaché à une unité de soins d'urgence et qu'il exerce aussi des activités pour la fonction SMUR, la totalité des heures et minutes qu'il preste (dans l'unité d'urgence et pour le SMUR) sont enregistrées pour l'unité de soins d'urgence.

• Pour les membres du personnel rattachés à des équipes mobiles (code 0), seules les heures et minutes prestées par le personnel des équipes mobiles constituées d'infirmiers et de soignants sont comptabilisées, à condition qu'ils viennent remplacer ou renforcer l'équipe infirmière de l'unité dans sa prise en charge globale des patients. Ils sont enregistrés dans les catégories CAT001 à CAT004. Puisqu'ils ne sont pas rattachés à l'unité de soins, ils sont identifiés à l'aide du code 0.

• Le personnel infirmier et soignant rattaché à des équipes mobiles qui n’assurent pas la prise en charge globale des patients mais posent des actes ponctuels (prélèvement, réalisation d’ECG, intervention du service social, …) n’est pas comptabilisé dans l’enregistrement journalier.

• Le personnel intérimaire n'est pas rattaché à l'unité de soins et est identifié, comme les équipes mobiles, à l'aide du code 0. Il est enregistré dans les catégories 1 à 4 en fonction de sa qualification.

• Le personnel indépendant est enregistré dans les catégories CAT001 à CAT004 en fonction de sa qualification et est identifié à l'aide du code 1 ou 0, selon qu'il est ou n'est pas rattaché à l'unité de soins.

• Les étudiants des catégories CAT001 à CAT004 sont enregistrés dans la catégorie CAT006, mais ne font jamais partie de l'unité de soins, et sont identifiés par le code 0.

Pour toute demande de clarification ou toute question concernant le contenu de cette circulaire, veuillez adresser un mail à l’adresse suivante: info.rhmzg@health.fgov.be