Conférence du 18 juin 2004

A l'instar d'autres hôpitaux, le Réseau Hospitalier de Médecine Sociale souhaitait adopter une méthode prospective pour mesurer la charge de travail mais aucune solution ne rencontrait nos besoins ou nos moyens.
Nous avons pris connaissance d'une méthode rétrospective: "Le Temps des Soins" développée par l' Institut Inter Universitaire de Recherche sur le Travail (Professeur Meulemans). Puisque nous ne pouvions anticiper l'avenir, servons-nous de données concernant ce qui s'est réellement passé et tirons-en des enseignements pour améliorer l'organisation de notre département.
Le but principal de l'étude est donc de répondre à cet ensemble de questions :
" Qui fait quoi ? Où ? Quand ? Pendant combien de temps ? " autrement dit :
- connaître la répartition des tâches sur la journée
- connaître la répartition du travail par qualification
- objectiver les pics et chutes d'activité
- comparer les unités, principalement de même index
La réponse à ces interrogations devrait nous permettre d'étendre les pratiques efficientes à l'ensemble du réseau.
Le deuxième but est de voir si les tâches accomplies sont du ressort et de la qualification du personnel qui les exécute, d'examiner dans quelle mesure, nous pouvons alléger le travail du personnel soignant en redistribuant un certain nombre de tâches qui peuvent être confiées à du personnel moins qualifié. Nous voulons répartir les tâches en fonction de la qualification des différents membres de l'équipe pour en augmenter l'efficacité.
L'exposé vous relatera la réalisation de cet ambitieux projet et vous présentera une application concrète issue des données.

Comment calculer la charge de travail journalière ? Comment tenir compte des spécificités des unités, des patients ? Comment évaluer la situation réelle des ressources humaines disponibles durant les 24 heures ? Comment obtenir toutes ces données sans requérir encore du travail administratif supplémentaire aux équipes soignantes déjà saturées de paperasseries et autres tracasseries administratives ?
C'est pour répondre à ces questions qu'un groupe de travail s'est constitué aux Cliniques Universitaires St Luc. Nous partageons ici 'un premier bilan de ce travail. Le calcul de la charge de travail ne constitue qu'une partie du dossier infirmier électronique.

L'échelle C.O.O.M. est un outil original d'évaluation de la charge de travail, dont la version présentée est spécifique aux unités de médecine, chirurgie et gériatrie .
Elle est composée de 9 critères qui mesurent la dépendance du patient, l'importance de certains soins plus techniques, ainsi que les mouvements prévisibles de patients dans les 12 heures à venir. Les critères sont pondérés entre eux afin d'en établir une hiérarchie .Cette pondération est le fruit d'un consensus des professionnels des unités utilisatrices de l'outil .
Il est opérationnel depuis 4 ans dans l'un des sites de HIS et depuis 2 ans dans l'ensemble des 3 sites aigus de l'entité hospitalière fusionnée .

Cet instrument de gestion au quotidien, permet une adaptation immédiate des ressources humaines disponibles pour rencontrer les besoins en soins d'un ensemble d'unités. Les unités de soins identifiées comme étant les plus lourdes seront aidées par un apport de personnel supplémentaire dont la qualification dépendra du poids de chaque critère contribuant au score total obtenu par l'unité considérée.

Le CHUT est l'un des quatre hôpitaux faisant partie du réseau de l'ULB. Il a une capacité totale de 537 lits et occupe 528 ETP soignant, ce qui représente environ 700 personnes. La masse budgétaire annuelle gérée par le département Infirmier s'élève à 26.500.000 euros.
Vu le contexte de rationalisation des coûts et vu notre souhait de pouvoir affecter quotidiennement les membres de l'équipe mobile (de façon pertinente), il fallait mettre un outil informatique à disposition des unités de soins. A l'aide des infirmières en chefs, nous avons dans un premier temps défini les indicateurs les plus représentatifs de leur charge de travail. Relevés quotidiennement, ils en mesurent une partie importante. Il nous semblait utile d'imaginer un système simple, pratique et évolutif de collecte de l'information.
Discuté au sein du département et puis soumis aux compétences du service informatique, ce système a vu le jour. Disposant d'un réseau performant nous avons opté en toute logique pour un système Web devant obligatoirement s'intégrer dans l'intranet de notre institution. Moins coûteux qu'un logiciel créé par une firme extérieure et plus flexible étant donné la technologie utilisée l'outil fut rapidement mis sur pied.
L'encodage devait se réaliser en moins de dix minutes par unité de soins. L'outil se devait d'être convivial et intuitif et les résultats disponibles en temps réel. Une série d'éléments sont donc encodés chaque jour vers 16h : soit des activités prévues le lendemain, soit des activités du jour ayant une influence certaine sur le lendemain. Enfin, la procédure se termine par l'encodage des ressources disponibles.

Avec de petits moyens et certes une approche simpliste mais évolutive du terrain, il nous a été possible de dégager des indicateurs d'activités en soins infirmiers et de les utiliser pour une meilleure répartition de l'équipe mobile au quotidien.

Comme d'habitude, l'entrée est gratuite pour nos membres en ordre de cotisation. Le PAF est de 7 euros
Inscrivez-vous en ligne grâce au formulaire (voir colonne de droite).
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Le verre de l'amitié sera offert par notre soutien Express Medical Interim