Pour rappel, le projet VINCA est une initiative ministérielle complémentaire au processus d’homologation des logiciels de gestion de dossier infirmier qui vise principalement à répondre à la nécessité de capter facilement l’information utile et nécessaire dans le cadre d’une profession de santé où la mobilité joue un rôle crucial. L’objectif est donc de saisir l’information au chevet du patient sans que cela n’alourdisse en aucune façon le travail du prestataire.

Comment les focus group ont-ils été abordés ?

Le premier focus group test a été organisé fin septembre. Il a d’abord eu pour but de demander aux infirmières leur avis sur le questionnaire en cours de développement. De nombreuses modifications en ont résulté. La deuxième partie de cette réunion a porté sur la manière avec laquelle le focus group devait être mené. Cela a permis à la fois de récolter les avis des infirmières sur l’informatisation mobile mais aussi d’affiner la méthode de travail.

Les participants étaient donc invités à se centrer sur trois questions suivantes :
- Les avantages perçus de l’utilisation du « système VINCA »
- Les inconvénients rencontrés durant la phase d’apprentissage des fonctionnalités
- Les propositions d’amélioration de ces fonctionnalités.

L’animateur était accompagné d’un rapporteur. Celui-ci assurait la prise de note. Pour certains points délicats, il vérifiait avec l’animateur et les participants la fidélité des avis recueillis.
En début de séance, l’animateur précisait la neutralité des positions de l’animateur et du rapporteur. Il invitait les participants à exprimer leur vécu dans un climat de confiance. Il garantissait le respect de la confidentialité dans le rapport pour pouvoir accueillir les expériences de chacun avec toute transparence.

Au total 19 focus group ont été organisés : 10 en partie francophone et 9 en partie néerlandophone.

A Bruxelles et en Wallonie, 122 participants ont été invités. De ce nombre 70 personnes (57%) se sont présentées aux différents lieux de rendez-vous : Bruxelles, Liège, Namur, Charleroi et Mons. Cinq participantes étaient salariées, les autres étaient indépendantes (seules ou groupées en équipe). Certaines personnes de Mons (une trentaine) n’ont pas jugé utile de se présenter car elles n’avaient reçu leur mobiciel qu’en octobre 2008.
Quatre personnes ont envoyé ou remis un document écrit de leur évaluation des fonctionnalités du système VINCA.

En Flandre nous avons plus de pratiques de groupe et donc des focus groups représentatifs furent formés. Ainsi furent invitées 117 infirmières et 89 personnes ont participé (76%). Les focus groups ont eu lieu à Zwijndrecht, Munsterbilzen, Leuven, Oudenaarde, Hasselt, Bruxelles et Lier.

Ces focus group ont permis de récolter des informations très nombreuses, précises voire même inattendues. Elles ont permis de cerner 4 grandes catégories de difficultés, à savoir : la question de l’intégration de l’usage de cartes électroniques dans la pratique, les problèmes générés par le matériel informatique, les limites de certaines fonctionnalités existantes et la non maitrise ou non connaissance de certaines fonctionnalités.

Le mobiciel VINCA a été développé soit dans le cadre de pratiques de groupe « structurelles » soit dans le cadre d’une pratique indépendante. Les modèles intermédiaires, comme la pratique de groupe regroupant plusieurs infirmières indépendantes, semble insuffisamment pris en compte.

Il existe à l’unanimité une demande de modernisation des échanges d’informations et de simplification administrative entre tous les professionnels de la santé.

MyCareNet -actuellement déjà en test- est attendu avec impatience et en particulier la possibilité d’un contrôle de l’assurabilité en ligne compte tenu de certaines difficultés de mise à jour des cartes SIS.

Les infirmières demandent de pouvoir se débarrasser des dernières obligations en matière de «communication papier» vers les organismes assureurs (documents complémentaires à la facturation, notification, demande d’autorisation).

Les participants souhaitent activement pouvoir transmettre directement de façon électronique les documents d’évaluation du patient tels que par exemple l’échelle de Katz.

Des propositions d’amélioration de certaines fonctionnalités ont été suggérées, comme par exemple la possibilité de donner un statut de « draft » à une échelle de Katz associé à une fonction de rappel de nécessité de validation de façon à permettre une observation du patient lors des premières visites.

Une meilleure performance est attendue dans les fonctionnalités pour répondre à une plus grande capacité de souplesse et d’adaptation des besoins journaliers.

Il semblerait également que l’âge influe quelque peu sur la capacité d’utilisation de cet outil mais il faudra attendre les résultats du questionnaire pour tirer de réelles conclusions.

Il est maintenant temps pour nous de rencontrer les producteurs de logiciel. L’objectif est ici de les confronter à un certain nombre de problèmes soulevés par les utilisateurs et de prendre connaissance des solutions qu’ils ont mises en place pour y faire face. Le « help desk » mis en place par nombre de producteurs est lui aussi riche d’enseignements qu’il est important d’intégrer dans l’évaluation.

Réunion avec les producteurs de logiciels : décembre 2008
- Premier questionnaire en ligne (Q1): novembre 2008
- Newsletter de synthèse : janvier 2009
- Deuxième round focus groups (FG2): janvier-février 2009
- Second questionnaire en ligne (Q2) : fin février 2009
- Journée de restitution des résultats pour l'ensemble des participants au projet :
mai 2009
- Envoi d’une dernière newsletter: mai 2009

Contact: saud.taqi@health.fgov.be 02.524.85.72
Sur le site du Service Public Fédéral (SPF) de la Santé publique : www.health.fgov.be/vinca ;

Editeur responsable : Cellule télématique - bureau 01D269 - Eurostation II - Place Victor Horta
40/B10 - 1060 Bruxelles (NDLR: extraits choisis de la newsletter)

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