Formulaires électroniques et stylo numérique

L’AP-HP est le premier centre de recherche sur l’être humain en Europe avec 354 études cliniques actives et 35 000 patients inclus. Ses recherches sont menées à l’initiative de l’AP-HP elle-même, d’institutions publiques ou industrielles ; elle sont réalisées depuis 2003 avec l’aide des 10 unités de recherche clinique de l’AP-HP.

Le Professeur Philippe Ravaud a la responsabilité de l’Unité de Recherche Clinique Paris-Nord (URC). “ Dans le cadre de nos recherches cliniques, nous sommes confrontés à un grand nombre de contraintes : la gestion de plusieurs milliers de malades, l’obtention de résultats dans les délais les plus brefs avec un contrôle le plus précis possible sur la qualité des données saisies ”, explique le Professeur Ravaud. “ L’inclusion et le suivi des malades dans le cadre des essais cliniques représentent toujours une charge de travail considérable pour les cliniciens. C’est pourquoi, nous nous devions de faciliter leur tâche en les dotant d’un outil approprié pour la collecte des données. ”

Les solutions usuelles de recueil des données sont :

• Les cahiers de recueil des données papier : si le recueil des données est aisée au chevet du patient, elle nécessite en revanche une saisie informatique engendrant une perte de temps et une source possible d’erreurs.

• Les ordinateurs de poche sont très vite écartés pour le format réduit de l’écran qui rend impossible la saisie de plusieurs dizaines de pages dans de bonnes conditions.

• Les ordinateurs portables et tablettes graphiques : ils sont jugés trop lourds, trop fragiles et inadaptés au contexte hospitalier.

• Les eCRF (electronic Case Report Forms ou ‘cahiers communicants’) : ils nécessitent d’avoir accès en permanence et de manière fiable à une connexion Internet. Ils ne peuvent pas être réalisés auprès du patient.

“ Au final, le support papier présentait des avantages non négligeables par rapport aux autres solutions si on lui adjoignait la technologie propre au stylo numérique ” commente le Professeur Ravaud.

Cette réflexion a amené l’AP-HP à adopter dans le cadre d’un large essai multicentrique (1500 malades et 37 centres) des cahiers de recueil des données communicants. Ce sont des formulaires papier dont les pages et les sections sont repérées par différentes trames graphiques, facilitant le transfert des données à distance au centre en charge du suivi de cet essai (URC Paris-Nord). Des tests menés aux Etats-Unis, en Australie et en France ont été concluants : la technologie du stylo numérique est parfaitement bien adaptée au contexte de la recherche clinique.

L’URC Paris-Nord consulte plusieurs fournisseurs dont HP et décide de faire son choix sur la solution lui semblant la plus professionnelle et la plus évolutive. “ Nous avons comparé les deux offres restant en lice ” commente le Professeur Ravaud. “ L’approche commune d’HP et de son partenaire Kayentis a permis de développer une solution en parfaite adéquation avec nos contraintes métier.”

Parmi les critères de choix importants, la reconnaissance par le stylo HP de plusieurs millions de trames uniques (contre seulement 50 000 pour son plus proche concurrent) ouvrant ainsi d’innombrables possibilités de traçabilité.

Enfin, de part son utilisation intuitive, le stylo numérique HP ne nécessite aucune formation particulière des utilisateurs chargés de collecter les données.

Fin 2004, l’AP-HP se dote de 210 stylos numériques HP Digital Pen 200 et de 1500 cahiers de recueil des données communicants (contenant plus de 100 pages) fournis par Kayentis et imprimés sur HP Laserjet 4650.

C’est également ce dernier qui a assuré l’intégration globale de la plate-forme HP FAS (Forms Automation System) et qui a développé l’application Stratagem : celle-ci permet de visualiser de manière quasi-instantanée à distance les données collectées par le stylo HP, de les contrôler et de les extraire pour constituer une base de données.

“Cette solution, déployée sur 37 sites en France a nécessité de la part de Kayentis un niveau d'exigence technique élevé. Elle offre traçabilité, confidentialité et sécurité numérique ” déclare Philippe Berna, Directeur Général de Kayentis.

“ Le premier bénéfice est la transmission rapide et sécurisée des données transmises via la messagerie électronique, nous permettant ainsi de vérifier en temps réel la qualité des données recueillies ” explique le Professeur Ravaud. “ En cas de doute sur une donnée saisie, nous pouvons immédiatement contacter le clinicien qui nous a transmis ces données pour obtenir des explications et effectuer les corrections qui s’imposent, s’il y a lieu. ”

Autres bénéfices escomptés :

• limitation des coûts logistiques (envoi des différentes parties autocopiantes à plusieurs interlocuteurs) et des saisies manuelles,

• facilité d’utilisation du stylo et du cahier communicant,

• gain de productivité pendant toute la durée de l’essai clinique.

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