Le bon côté des grilles

« Je vous parle d’un temps que les moins de vingt ans ne peuvent pas connaître.» L’ordi en ce temps-là, n’avait rien de graphique et le DOS avait bon dos. On ne parlait pas encore d’Excel, la référence était alors Lotus 1-2-3. Sur mon vieux Pc IBM (Processeur 8086, ram 640 Kb, Hd 20 Mb) je découvrais l’informatique, les nuits blanches et les scènes de ménage. Dans ce monde aussi abscons qu’amphigourique (n’est-ce pas Stéphane(1) !), mes premiers pas furent déterminants et je tombai sous le charme des tableurs.
J’ai très vite essayé de trouver des applications pour ces logiciels, et il m’est apparu que présenter l’horaire du service gagnerait en élégance. Il fallait bien sûr de la patience, 3 heures pour imprimer une grille sur feuille A4, grâce à cette superbe Epson 24 aiguilles.
En passant à Excel 5, il a fallu tout repenser. Bien que limité à une seule feuille par classeur, il offrait d’autres possibilités. Il me restait à m’y adapter, et aidé de quelques livres, je me suis senti l’âme d’un explorateur. Petit à petit l’horaire prenait forme.
Ce n’est qu’avec la version 97 que les choses se sont accélérées. « 256 feuilles par classeur » ouvrait des horizons nouveaux, entre autre de pouvoir regrouper toutes les feuilles d’une année dans un seul et même classeur. Dès lors le décompte des jours de vacances devenait aisé, et il n’était plus nécessaire de réintroduire chaque mois la liste des membres du personnel.
Bien vite la nécessité est apparue de créer plusieurs grilles. Celle demandée par l’administration n’avait rien de comparable avec celle souhaitée par le service. Pour concilier ces deux demandes il a fallu avoir recours à des fonctions pour filtrer les informations. La fonction « SI » allait répondre à mes attentes, mais tout juste. Je me savais déjà limité par le nombre d’imbrications (7), il me faudrait rapidement trouver autre chose. Le nombre de feuille a rapidement cru, le poids aussi…
Depuis quelques temps déjà des collègues s’intéressaient au produit, le réclamaient, le commentaient, certains, les plus aguerris, y allaient de leur modification… La récente installation de pc pour chaque infirmier chef, l’intérêt de la Direction des Soins Infirmiers et Paramédicaux, en rendant l’horaire Excel obligatoire pour les responsables de services, m’a obligé à le rendre plus convivial. Il devait être facile en plus d’être correcte. Il devait aussi être sécurisé, pas question de voir mes formules s’envoler à la première manipulation de mes collègues néophytes. De même, pas question de laisser n’importe qui mettre n’importe quoi : les critères de validations viendront bien à propos pour éviter cet écueil. Enfin, il fallait prévoir le support, l’information pour que chacun puisse s’y retrouver. Quelques heures de « cours » ont permis de débroussailler le terrain, et de vaincre les premières réticences. De nombreuses heures d’intervention aussi, après un coup de fil se terminant invariablement par « …qu’est-ce que je dois faire ? »
Et puis le travail de préparation des grilles pour chaque année ; calculer les jours à prester, ne pas oublier les fériés, mettre les nouveaux codes pour enfin le distribuer et se rendre compte, 5 minutes après, l’oubli de telle ou telle modification bien sûr très importante.
Etant d’un naturel plutôt paresseux, et envisageant assez difficilement de me coltiner ce travail année après année, j’ai apporté les dernières modifications. Désormais, plus besoin de réfléchir, tout se calcule tout seul. En changeant la date sur la page d’accueil, les grilles se colorent, les fériés s’affichent, les heures se comptent.
Et enfin, cette plus qu’heureuse rencontre web : le forum excel–download et l’aide précieuse des participants. Un site véritablement incontournable pour tout amateur d’Excel. Des réponses rapides et précises, des exemple en libre téléchargement. L’esprit Linux plane aussi sur Excel.
Au total, un fichier de près de 6 Mb, paramétré pour la Belgique (les fériés par exemple), pour l’hôpital où il a été crée (la liste des codes, les habitudes de fonctionnement avec l’administration), mais qui ne demandera pas trop d’effort à celui qui se sentirait d’attaque.
Et pour moi, le bon côté de grilles, c’est d’avoir pu découvrir et approfondir l’outil informatique et particulièrement Excel.

Je vous propose de passer en revue les 18 feuilles de ce classeur.

C’est celle que vous verrez à chaque ouverture / fermeture du fichier. Elle reprend sous forme de lien hypertexte des raccourcis vers les autres feuilles du classeur. Ces liens sont regroupés en catégories :
Grilles horaires : Chaque mois est repris dans cette liste. De plus sur chaque feuille vous trouverez un lien vers le mois précédent et vers le mois et un lien vers l’accueil.
Paramètres : Par ici vous accéderez aux pages qui vous permettront d’adapter les horaires.

• Liste du personnel : Notez ici les membres de votre équipe et les caractéristiques de leurs contrats, en plus du nom et du numéro du service

• Vacances : Vous introduisez ici le quota de vacances de chaque membre de l’équipe. Les nom apparaissent automatiquement après les avoir introduit sur la feuille « Liste du personnel .»

• Codes : Reprend l’ensembles des codes admis, leur équivalence pour les grilles de service et d’administration, et leurs code de comptabilisation. Les codes introduits dans la première ligne servent de critères de validation pour les grilles horaires. La dernière zone reprend les codes pour les congés (maximum 3 codes.)

• Paramètres fonctionnels : Vous déterminez ici les limites auxquelles les grilles d’analyse d’horaires changent de couleur (Mise en forme conditionnelles.)
  
  Renseignements : Vous obtiendrez sur ces feuilles différents renseignements.

• Vacances : Répartition des prises de vacances (tableau et graphique)

• Maladies : Répartition des jours de maladie (tableau et graphique)

• Codes et significations : Reprend l’ensembles des codes et une courte explication.

• Absence totale : permet de retirer tous les jours où le personnel n’est pas « au chevet » du patient (Formation, Circonstance familiale, Sans solde,…)
  
  REMARQUE IMPORTANTE : Ces feuilles sont très liés à l’hôpital. En effet les critères de recherches reprennent les codes eux-mêmes et non des liens vers la table des codes. Elles demandent donc plus d’effort pour une éventuelle adaptation.
  Année de l’horaire : Cette case va générer, en fonction de l’année introduite (format aaaa), les mises en forme de toutes les grilles horaires de l’année (Week-end, Fériés,29 février.) Les heures à prester seront calculées, en fonction bien sûr du mode de fonctionnement de l’hôpital où il a été crée.
  Modules complémentaires : renvoie à un fichier externe.
  Grilles des jours fériés: affiche, en fonction de l’année introduite, la liste des fériés fixes et mobiles.
  Barre d’outils horaires : Affichée en permanence à droite de votre écran, et se fermant lorsque vous quittez le fichier, elle donne accès à quelques macro-commandes permettant de transférer, imprimer ou mettre en forme les grilles horaires. Il faut impérativement sélectionner la feuille AVANT de lancer une macro. Ses macros font parfois appel à des Modèles Excel (*.xlt) disponible en téléchargement sur le site. Ces fichiers sont à placer dans le répertoire C:Program FilesMicrosoft OfficeModèles, si votre Microsoft Office est installé sur le lecteur C :.

Chaque feuille reprend trois grilles horaires :
b[Grille de travail :] C’est la première grille à gauche, sur laquelle vous introduisez l’ensemble des informations, les noms s’y inscrivent lorsque la liste du personnel est remplie et les vacances lorsque les montants sont introduits sur la feuilles « vacances ». A droite de cette grille apparaît un décompte du nombre de jours de travail, en fonction du type de contrat du membre du personnel. Sous cette grille se trouve une grille d’analyse qui « comptent » le nombre de personnes présentes matin et soir, le nombre d’infirmiers, le nombre d’hommes. Les mises en formes conditionnelles de cette grille sont fonction des chiffres rentrés dans la feuilles « Paramètres fonctionnels »
b[Grille du service :] Deuxième grille qui filtre les informations en fonction de l’équivalence déterminée sur la deuxième ligne de la table des codes.
b[Grille de l’administration :] Troisième grille qui filtre les informations en fonction de l’équivalence déterminée sur la troisième ligne de la table des codes.

Voici quelques unes des limites de ce fichier.

• Limité à 30 membres du personnel. Nombreux sont les infirmiers en chef qui aimeraient disposer d’autant de personne. Corollaire de cette limite, lorsque de nombreuses personnes sont présentes sur la grille le résultat de l’impression est loin d’être joli. En effet, comme l’impression se gère via une macro, le paramètre de zoom est automatique, et imprime alors une feuille plus étroite que la page. De plus elle est difficilement lisible… (Mais qu’est-ce que vous attendez pour vous mettre en réseau ?)
  Tips : Pensez à bien masquer les lignes que vous n’utilisez pas afin d’avoir une impression correcte.

• Il est actuellement prévu pour fonctionner avec des prestations de 8 heures par jour et un jour de récupération par mois. J’envisage de mettre bientôt une case à cocher pour déterminer le nombre d’heures prestées par jour.

• Il existe une place limitée pour les codes à utiliser et seulement 3 pour les codes de congés. Même si en utilisation cela ne m’a personnellement pas posé de problème, j’imagine que certains se trouveront ennuyés par cette limitation.

• Les macros sont créées en fonction des besoins rencontrés ici, sans doute ne vous conviendront-elles pas. Disons que ce sera l’occasion pour vous de plonger dans le code VBA…

• Il n’existe pas (encore ?) de possibilité de retirer une personne de la liste du personnel. Ce retrait entraînerait des erreurs. IL faut se résoudre à masquer sa ligne dans les grilles horaires. Avantage de cette limite, vous garder une « bonne mémoire » des évènements liés au personnel de votre équipe.

• Malgré de nombreux tests, il existe sans doute encore des erreurs dans ce fichier… Comme chez Microsoft :o))))

Ce fichier ne se veut pas une fin en soi. Il se veut plus une base de travail pour qui voudrait l’adapter qu’un outil à utiliser tel quel. Depuis longtemps il évolue, et continuera sans doute à évoluer en fonction des exigences, de son utilité et de mes capacités (le disséquer pour cet article a déjà fait apparaître quelques changements possibles.) Il est bien sûr loisible à qui le souhaite d’y apporter des modifications (si les feuilles sont protégées, elles ne demandent pas de mot de passe), j’aimerais simplement que l’on me le signale, non par soucis de contrôle mais plus parce que cela pourra nourrir ma réflexion pour le futur du fichier. Et si des commentaires ou des réflexions vous viennent, n’hésitez pas à m’en faire part. Merci.

(1) private joke faisant référence au TFE (cadre) de Stéphane Allard (webmaster de Sixi) qui a usé ses fonds de culotte sur le même bancs que l’auteur (ndlr)

Wautier Pierre

Sixi remercie chaleureusement l'auteur pour sa contribution. Si vous aussi avez développé une application locale, faites en profiter le réseau.

Vous trouverez l’application dans notre espace « Téléchargement »:

• Didacticiel Horaires.zip est un tutoriel rélisé grâce à TourOperator, logiciel découvert dans la rubrique « Formation » de ce site. Il vout suffit de « dézipper » le fichier sur votre disque dur et d’ouvrir le fichier htm

• modèles_Horaire.zip Ces fichiers sont à placer dans le répertoire C:Program FilesMicrosoft OfficeModèles, si votre Microsoft Office est installé sur le lecteur C.

• MatriceHoraires.zip qui contient le fichier Excel avec l’application sur les horaires