Le projet VINCA: l'informatique au service des infirmières à domicile

Même si la problématique concerne l’ensemble des professions de santé ambulatoire ainsi que nombre d’environnements institutionnels, ce projet s’adresse pour l’instant exclusivement aux praticiens de l’art infirmier ambulatoire.

Les nombreuses formalités obligatoires auxquelles sont confrontées les infirmières ambulatoires dans le cadre de leur pratique quotidienne sont génératrices de nombreuses erreurs et contraintes. Celles-ci sont souvent dues à un délai plus ou moins long entre les dates prestées et l’encodage proprement dit ou à des erreurs dans la saisie des données. Il faut donc enregistrer l’information aussi vite que possible et pour l’essentiel sans devoir avoir recours au clavier.

Les deux principales fonctions visées ici concernent l’utilisation de la carte SIS (ou de la carte d’identité électronique aussi appelée Eid) pour identifier le patient (et éventuellement le prestataire) ainsi que l’utilisation de menus iconographiques structurés pour la saisie des prestations effectuées. Ces deux fonctions permettront donc de réduire au maximum l’usage du papier ainsi que d’exclure les erreurs liées aux fautes de frappe.

Les données ainsi stockées pourront alors être immédiatement utilisées à diverses fins gérées par le logiciel de gestion du dossier infirmier telles que :

• Préparation de la facturation

• Gestion automatisée d’agenda

• Constitution automatique du registre électronique.

• Contribution à un dossier infirmier plus étendu.

Outre ces fonctions de bases, l’utilisation au quotidien d’un matériel réellement portable –couplé, le cas échéant, à la téléphonie mobile- ouvre la voie à nombre d’applications complémentaires telles que par exemple :

• La possibilité de lancer des applications complémentaires en utilisant uniquement la reconnaissance vocale.

• La possibilité de coupler des commentaires vocaux (ou tout autre type de support multimedia) à l’enregistrement des données de base.

• L’utilisation en parallèle d’outils collaboratifs d’évaluation et de prise en charge de la personne âgée dépendante tel que le RAI (Residence Assesment Instrument).

• L’utilisation progressive de messages standardisés à destination d‘autres prestataires de soins ambulatoires ou évoluant en institutions (MRS, hôpitaux, médecins généralistes etc..)

Du point de vue de l’infirmière ambulatoire et pour ce projet, il existe aujourd’hui deux possibilités différentes que nous considérons comme particulièrement adaptées :

• le PPC (Pocket PC) (également parfois dénommé PDA- Assistant Personnel Digital ou Smart Phone quand ils comprennent un gsm ) couplé à un ordinateur classique (Desktop ou laptop)

ou

• L’UPPC (Ultra portable PC), aussi appelé en anglais UMPC (Ultra mobile PC).

Dans les deux cas, le matériel devra (pouvoir) être équipé d’un lecteur/(encodeur) de carte SMART, interne ou externe.

Pourquoi mettons-nous en avant ces deux solutions ? Nous avons considéré que pour que l’objectif puisse être atteint, la « portabilité » devait être garantie et que par conséquent la taille et le poids des ordinateurs devaient être réduits de façon à être emportés facilement dans une trousse de soins par exemple. Dès lors, les limites suivantes ont été proposées : un poids maximum de 1 kg et une taille maximale 23 cm de large par 14 cm de long (ou inversement).

Nous insistons sur le fait qu’il s’agit ici d’une photographie datée des solutions aujourd’hui disponibles dans un marché en pleine évolution. Le projet reste donc ouvert à toute autre éventuelle solution matérielle qui disposerait des mêmes caractéristiques de base.

Le Pocket PC est un outil particulièrement souple et adaptable : Petit (d’une taille à peine supérieure à un GSM), léger (autour de 250 grammes) et relativement bon marché (de 200 à 400 €). En plus de leurs habituelles fonctions d'agenda, ces machines sont désormais assez puissantes pour autoriser de nombreux types d'utilisations (Internet, Windows Office, lecteur multimedia, magnétophone, bref 80% des applications les plus couramment utilisées..). On peut également installer des logiciels pour Pocket PC de sorte que chaque utilisateur peut donc disposer des logiciels dont il a besoin. Ces machines utilisent en général un système d’exploitation spécialement conçu pour eux : Windows Mobile 5.0 par exemple.
Elles sont dotées d’un écran tactile qui permet donc la saisie d’information sans utilisation de clavier via un stylet. Ces PDA sont de plus équipés de port(s) qui permet(tent) d'(e) (leur) adjoindre de nombreux périphériques (GPS, wi-fi..) ou cartes mémoires. Certains sont également équipés de la fonctionnalité Blue Tooth.
Il faut enfin mettre en avant deux avantages majeurs : un « allumage » quasi immédiat ainsi qu’une longue durée d’utilisation sans rechargement des batteries (10 à 12 heures en moyenne en autonomie passive).

Un Pocket PC ne fonctionne pas exactement comme un PC : en effet l'énergie utilisée par un PC importe peu, ce n'est pas le cas du Pocket PC. Exit donc le disque dur : encombrant et consommant beaucoup trop d'électricité.
Ce dernier est remplacé par les deux types de mémoire classique : la RAM (mémoire vive) et la ROM (mémoire morte). Tout d'abord la RAM a deux objectifs : assurer le stockage des données et permettre, comme sur PC, de servir de mémoire temporaire pour les programmes s'exécutant.

Cette RAM est rapide, mais a malheureusement un problème crucial : pour que les données soient conservées, il faut en permanence qu'elle soit reliée à une source d'électricité. Le deuxième type de mémoire, la ROM, contient quant à elle le système d'exploitation. En effet cette mémoire a la particularité de pouvoir conserver ses données même sans batterie. Néanmoins on ne peut l'utiliser en tant qu'autre mémoire car cette mémoire est uniquement " flashable " (ou voire quelques fois non modifiable), c'est-à-dire que pour écrire dessus, il faut effacer ce qu'il y avait auparavant, il est donc impossible de l'utiliser à la place de la RAM.

Le fait que la RAM doive être alimentée en électricité constamment pour conserver ses données pose un autre problème : on ne peut pas éteindre totalement le Pocket PC. En effet lorsque l'on appuie sur le bouton d'alimentation on n'éteint pas le Pocket PC, on se contente de le mettre en veille, donc même « éteint » un Pocket PC consomme de la batterie.

Néanmoins certains Pocket PC fournissent un utilitaire permettant de sauvegarder sur support Compact Flash (carte mémoire qui n'a pas besoin d'électricité pour conserver les données) de manière automatique les données importantes du Pocket PC lorsque celui-ci commence à manquer de batterie. Encore faut-il disposer d'une carte Compact Flash.

En outre il faut savoir que contrairement à Windows 9x ou à Windows XP, lorsque l'on quitte un programme celui-ci ne se décharge pas, il est toujours exécuté en tâche de fond, pour le fermer réellement il faut faire une manipulation plus complexe. Cela peut causer des ralentissements lorsque tous les programmes ont été lancés. Il faut alors procéder à un vidage " manuel " de la RAM. Mais cette opération n'est pas compliquée du tout.

Mais un PDA n’a pas réellement de sens s’il est utilisé seul. Il doit donc être vu comme un complément à un ordinateur classique. Ce dernier reste indispensable pour faire face à toute une série d’exigences nécessitant des programmes ou des périphériques plus lourds. Lorsqu'il est connecté au PC, le Pocket PC se synchronise automatiquement avec celui-ci. Il copie ainsi les e-mails de votre PC dans sa mémoire pour que vous puissiez les lire puis y répondre. Il enverra la réponse lorsqu'il sera à nouveau connecté au PC. Il est également possible de configurer un compte de messagerie pour pouvoir consulter ses e-mails depuis n'importe où si vous disposez d'une connexion à Internet pour votre Pocket PC sur plusieurs PC ou une connexion WiFi.

En d’autres termes, le choix du PDA suppose que l’on dispose déjà ou que l’on prêt à investir dans l’achat d’un PC. Dans le cas qui nous occupe, le logiciel de gestion du dossier infirmier est installé à titre principal sur le PC. Certaines applications spécifiques sont installées sur le PDA et synchronisées avec le logiciel installé sur le PC.

Contrairement au PPC, le PC ultra Portable (UPPC) est un véritable ordinateur qui dans l’absolu peut entièrement se suffire à lui-même. Il est évidemment un peu plus lourd et un peu plus encombrant que le PDA mais reste éminemment transportable.
La plupart des UPC sont d’emblée équipés de nombre de périphériques utiles telles que GPS, caméra, wi-fi, bluetooth, etc…et dispose en outre de nombreux ports permettant l’ajout de cartes et de périphériques divers (lecteur optique, imprimante, graveur etc..). Ils disposent comme les PCs d’une capacité de mémoire et de stockage importante. Il est donc tout à fait possible d’utiliser un UPC comme unique instrument de travail.
Tout comme les Pocket PC, les UPC sont équipés d’un écran tactile qui permet la saisie de donnée sans nécessiter l’utilisation d’un clavier.

Ces UPC utilisent également un système d’exploitation qui leur est propre, en général Windows XP tablet edition actuellement en phase d’être remplacé de plus en plus par Windows Vista. Des fonctionnalités utiles mais exigeantes en mémoire , telles que par exemple la reconnaissance vocale, sont souvent disponibles d’emblée.

Les prix des UPC ont déjà commencé à chuter avec déjà plusieurs modèles disponibles entre 800 et 1.000 €. Les nouveaux modèles devraient être encore plus performants et plus légers grâce à la disparition du disque dur classique et à son remplacement par les cartes SSD ainsi que l’arrivée de nouvelles technologies devant substantiellement améliorer l’usage des batteries. Ces modèles seront cependant probablement de 50 à 60% plus chers, ce qui diminuela compétitivité « économique » de cette solution par rapport à l’alternative PC-PPC.

Cette solution pourrait donc convenir parfaitement à des infirmiers ou des infirmières qui désireraient un outil principalement à usage professionnel indépendant ou qui ne disposerait pas encore de matériel informatique.
A l’heure actuelle, et par rapport au Pocket PC – PDA, l’autonomie des UPC est cependant beaucoup plus limitée (de 2 à 6 heures) et l’allumage est évidemment plus lent mais il se recharge sans problème sur l’allume cigare de la voiture.

Le SPF Santé Publique diffusera en février 2007 les spécificités techniques et fonctionnelles minimales attendues.
Concrètement, cela se traduira, dès la fin du processus d’homologation des logiciels en art infirmier actuellement en cours, par un courrier adressé à l’ensemble des producteurs de logiciels leur demandant de nous signifier leur intérêt pour ce projet au plus tard le 15 mars 2007.

De façon à laisser la plus grande liberté possible aux utilisateurs, les producteurs volontaires ne pourront pas proposer de « mobiciel (1) mono hardware ». Le producteur candidat devra donc proposer un minimum de 3 configurations matérielles de marques différentes pour un système d’exploitation donné. Il lui sera par ailleurs demandé de donner une estimation maximale des dites solutions. Le mobiciel développé devra d’autre part être en mesure d’exporter les données saisies au chevet du patient sous le format du « pseudo registre » (message XML/Kmehr).

Dans le cas du PDA, Il appartiendra aux producteurs de logiciels de dossier infirmier volontaires de :

• Développer l’applicatif (compatible Windows Mobile 5.0 ou équivalent) permettant la saisie de prestations après introduction de la carte SIS (ou Eid) du patient ainsi que la sécurisation de ces données en cas de rupture d’alimentation

• Développer les interfaces de synchronisation et d’intégration avec le logiciel.

• Développer les fonctionnalités complémentaires qu’ils jugeront utiles.

Dans le cas de l’UPPC, il appartiendra aux producteurs de logiciel d’adapter le logiciel existant pour le(s) système(s) d’exploitation adapté(s) le(s) plus récent(s) et de le compléter avec les fonctionnalités nécessaires.

Au plus tard le 30 juin 2007, le SPF organisera une séance de tests de validation et diffusera sur son site internet une liste des logiciels ayant réussi ces tests. Nous veillerons par ailleurs àce que les producteurs de logiciels fournissent une information claire en matière de tarification et de modalités de mise à disposition. Le SPF Santé Publique envisagera aussi la possibilité d’un support de type help-desk pour répondre aux éventuelles questions des utilisateurs candidats.

A ce moment, le SPF Santé Publique sera en mesure de diffuser largement un appel aux infirmières qui désireraient faire partie de ce projet pilote. Les candidats pourront télécharger sur le site internet du SPF Santé Publique un formulaire d’inscription qu’ils devront nous retourner pour le 15 octobre 2007 au plus tard.

Il faut cependant noter que le projet ne pourra prendre en considération que les 2.000 premières demandes valablement formulées. De façon à garantir à ce projet une aussi bonne représentativité que possible du secteur, des critères objectifs spécifiques de sélection pourront être élaborés. Ceux ci seront explicités lors de l’appel aux candidats fin juin 2007.

La phase test proprement dite devra commencer au plus tard le1er décembre 2007.

(1) Par “mobiciel” il faut entendre: Module Informatique utilisé par le prestataire sur le chemin du et au chevet du patient.

Elles sont au nombre de quatre :

• Cela semble une évidence mais -autant le rappeler- il faut impérativement utiliser un logiciel de gestion du dossier patient homologué en 2007.

• Être dans le conditions (profil d’activité) pour bénéficier de la prime à l’informatisation.

• Le candidat devra s’engager à utiliser les nouvelles fonctionnalités en continu pendant toute la durée du projet.

• S’engager enfin à participer au pilotage du projet. (Voir ci dessous).

Une double consultation directe des participants au projet sera organisée : après 6 mois et 11 mois de tests. Cette consultation prendra la forme d’un feed-back standardisé sous forme de questionnaire électronique.

Un échantillon de prestataires (200 environ) sera par ailleurs convié à participer à trois réunions d’exploitation. L’objectif de ces réunions sera bien sûr d’abord d’évaluer la performance de ces nouvelles fonctionnalités mais aussi et surtout d’étudier les possibilités d’adaptation et d’évolution avant une possible généralisation à l’ensemble du secteur.

Les producteurs de logiciel seront par ailleurs également étroitement associés au processus.

Les 2000 praticiens de l’art infirmier sélectionnés pourront prétendre à une prime unique de 650€ qui leur sera payée par l’INAMI grâce à une enveloppe libérée par le Ministre Rudy Demotte sur le budget 2007. Cette prime est strictement individuelle. Elle est omplémentaire à la prime annuelle à l’informatisation de 350 € qui sera versée à tout utilisateur d’un logiciel homologué en 2007.

Ce projet ne part pas de zéro. De nombreuses initiatives ont déjà vu le jour afin de prendre à bras le corps le problème de la mobilité du prestataire. Ce projet n’est pas non plus isolé. Il fait partie d’un contexte beaucoup plus vaste qui a pour nom « e-health » ou « santé en ligne ». De nombreuses briques essentielles pour le développement de cette santé en ligne sont en train de se mettre graduellement en place. La prise en compte de la mobilité va permettre sans aucun doute d’accélérer considérablement l’utilisation effective d’une de ces briques essentielles : le dossier patient (informatisé et structuré).
Après cette phase de test, il est donc envisagé de mettre ces diverses fonctionnalités à l’agenda de l’homologation ; ce qui devrait garantir leur généralisation à l’ensemble du secteur.

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