UZ Leuven ranime des connaissances latentes pour améliorer efficacité et décisionnel

De nouveaux bâtiments administratifs ont droit à des procédures bureautiques modernes. Le groupe de travail ‘Elektronisch Werken’ de l’UZ Leuven explore les potentiels de l’informatique en la matière. Il s’est notamment demandé si des notes et informations personnelles, encore souvent confiées au papier, ne seraient pas plus utiles sous forme électronique. Un petit groupe a testé l’idée à l’aide d’un portable équipé de Microsoft Office OneNote 2003. Au bout d’un certain temps, le nombre d’utilisateurs MS OneNote avait spontanément atteint la centaine. La gestion structurée et pourtant souple, via MS OneNote, d’informations éparses provenant de diverses sources débouche sur une utilisation active de données qui, sans cela, seraient perdues. Cela améliore non seulement l’efficacité personnelle mais, à long terme, également celle de l’établissement tout entier. L’UZ Leuven poursuivra donc le déploiement du programme.

Avec près de 1.900 lits et environ 8.000 collaborateurs répartis sur quatre sites, l’hôpital universitaire de Louvain (UZ Leuven) est l’un des plus grands hôpitaux d’Europe. Près de cent informaticiens placés sous la direction du Prof. Dr. Bart Van den Bosch en supportent le fonctionnement à l’aide d’applications informatiques médicales tant classiques que spécialisées. Ces dernières sont pour la plupart développées par le service Systèmes informatiques. Par contre, pour des activités plus quotidiennes, plus spécialement en bureautique, l’UZ Leuven recourt également à des standards. L’hôpital est également à l’affût de nouveaux logiciels qui puissent rendre l’utilisation de l’information la plus efficace possible, notamment dans le cadre du projet ‘Anders Werken’ (Travailler autrement).
"Ce projet s’insère dans la centralisation de tous nos services administratifs au sein d’un seul bâtiment. La direction voulait profiter du déménagement vers ce nouveau site pour optimiser nos procédures de bureau", explique Reinoud Reynders, membre du service Systèmes informatiques de l’UZ Leuven, "L’un des objectifs consiste à réduire le recours au papier. Nous ne voulons pas le bannir totalement mais notre groupe de travail ‘Elektronisch Werken’ étudie par contre la manière dont l’informatique peut contribuer au confort de notre personnel et à une manipulation efficace de l’information. De nombreux processus, transposés sous forme électronique, sont déjà structurés mais ce n’est par exemple pas le cas pour le traitement des notes et informations personnelles. La plupart des gens ont certes un carnet dans lequel ils prennent des notes lors de réunions ou concernant l’un ou l’autre projet. Il leur arrive souvent d’imprimer des données ou des présentations intéressantes à partir d’Internet en vue de les conserver. Mais tout ce papier est ensuite rarement utilisé dans la mesure où il difficile de retrouver l’information précise dont on a réellement besoin. C’est pourquoi nous voulions vérifier s’il n’était pas possible de mieux utiliser ce type d’informations sous forme électronique."

Au début 2004, le groupe de travail équipa un petit groupe-pilote d’un portable doté du Microsoft Office OneNote 2003, nouvelle application du Microsoft Office System permettant de prendre, organiser et réutiliser des notes électroniques. "Le choix n’est guère difficile", souligne Reinoud Reynders. "Un seul autre logiciel avait retenu notre attention mais il est très structuré et surtout destiné à la gestion d’informations dans le cadre de projets. MS OneNote est plus souple et s’avère dès lors une meilleure solution pour un public plus large. Qui plus est, il interagit souplement avec les autres applications bureautiques MS Office."
Après les vacances d’été, l’UZ Leuven dénombrait déjà cent utilisateurs MS OneNote. "Cette extension s’est faite spontanément, à la demande de membres du personnel qui avaient vu des collègues utiliser le logiciel", déclare Bart Van den Bosch. "MS OneNote a du succès, surtout auprès des cadres et des chefs de projet. Certains l’utilisent déjà de manière intensive et concentrent par exemple la totalité de leur suivi de dossier dans MS OneNote. D’autres ne s’y sont pas encore totalement habitués. Mais au vu de la taille du groupe, il est difficile d’encore parler de projet-pilote."

Aux yeux de Reinoud Reynders, un avantage crucial de MS OneNote vient du fait qu’il permet de conserver sous forme structurée des informations provenant de multiples sources. Reinoud Reynders: "Vous pouvez rassembler dans MS OneNote toutes les données concernant un sujet déterminé, qu’il s’agisse de notes, de graphiques, de copies d’écrans ou de liens vers des pages Internet ou d’autres documents. L’intégration avec les autres applications bureautiques de MS Office permet par exemple d’insérer aisément dans MS OneNote un tableau venant de MS Excel ou un fragment de courriel. On regroupe ainsi toutes les informations ayant trait à un seul sujet puisées à diverses sources, ce qui permet de les retrouver aisément. On peut par ailleurs les organiser de manière très précise et personnelle grâce à une fonction qui permet de définir des champs et règles en tant que tâche- urgente ou importante. Il devient ainsi possible de se faire rapidement un synopsis spécifique."

Une utilisation efficace de MS OneNote exige toutefois un brin de discipline. Il faut sans cesse travailler ses informations, classer et évaluer toute matière nouvelle, par exemple à l’issue d’une réunion. "Mais c’est également le cas lorsqu’on utilise du papier. Sauf qu’on ne le fait jamais parce que cela suppose de recopier les infos. Résultat, ces informations sur papier sont souvent perdues. Dans MS OneNote, il est par contre possible de couper, coller, copier et déplacer très simplement. Le logiciel contribue donc à exploiter de manière optimale les connaissances et informations évoluant au sein d’une organisation et, à long terme, de réagir et prendre des décisions plus rapidement et plus efficacement. Il est possible d’exhumer rapidement des détails antérieurs importants, qui exigeaient une longue recherche sur papier ou qui restaient même introuvables", souligne Bart Van den Bosch.
MS OneNote offre en outre de nouvelles possibilités intéressantes, notamment pour le partage de l’information. "Dans le cadre de notre projet ‘Elektronisch Werken’, nous équipons nos salles de réunions de réseaux sans-fil dans la mesure où c’est toujours intéressant, lors d’une discussion, de pouvoir se connecter au réseau afin de naviguer ou de consulter des documents. Grâce à MS OneNote, on peut désormais partager, sans-fil, une page MS OneNote avec des collègues. Chacun peut alors non seulement la voir mais aussi y ajouter des notes. On dispose ainsi, après coup, des annotations des autres, ce qui peut constituer un apport intéressant. On voit ainsi ce qu’ils considèrent comme important. Cela permet en outre d’avoir une trace des points discutés ou des décisions dont il a été question alors que vous preniez la parole. C’est très pratique dans la mesure où il est souvent impossible de prendre soi-même des notes à ce moment-là. Il est de toute façon facile d’envoyer des textes se trouvant dans MS OneNote via courrier électronique, en ce compris vers des collègues qui n’utilisent pas le programme. Ils ne peuvent pas les adapter mais cela reste très utile, par exemple pour diffuser les PV de réunion", estime Reinoud Reynders.
L’UZ Leuven a donc l’intention de poursuivre le déploiement du logiciel et de l’inclure dans les formations informatiques. "On ignore encore jusqu’où on ira. Nous pensons en priorité aux membres de la direction et au personnel administratif, mais nous en sommes encore à étudier les possibilités. Le fil rouge du projet ‘Elektronisch Werken’ n’est d’ailleurs pas MS OneNote mais bien une démarche efficace. D’autres choses, telles la gestion de tâches, se font d’ailleurs aussi avec MS Outlook. Nous en sommes encore à nous échanger nos expériences pratiques afin de déterminer à quel logiciel l’UZ donnera la préférence pour quels types de tâches. MS OneNote est en tout cas très utile en tant qu’outil personnel pour ceux qui participent à beaucoup de réunions ou qui travaillent sur des projets- disons, les cadres moyens et les niveaux supérieurs. Le personnel soignant n’en aura sans doute guère l’usage. Il recourt surtout à notre dossier médical électronique. Mais un médecin pourrait fort bien l’utiliser, pas tellement dans le cadre de ses activités médicales mais par exemple pour préparer une réunion. L’avenir et l’intérêt que manifestera le personnel nous apprendront très rapidement jusqu’où nous pousserons l’implémentation ", conclut Bart Van den Bosch.

Microsoft Office OneNote 2003 est une nouvelle application Microsoft Office grâce à laquelle vous pouvez prendre des notes sur des portables, des ordinateurs de bureau ou des PC-tablettes afin de les structurer, archiver et réutiliser facilement. Vous disposez ainsi d’un endroit unique où conserver toutes vos notes et informations et les utiliser comme bon vous semble. MS OneNote 2003 allie pour ce faire la souplesse de notes papier avec la facilité et la puissance de fonctions de gestion numériques. Vous pouvez y consigner des données de diverses manières et les organiser et utiliser ensuite selon vos préférences. Vous gagnez ainsi en efficacité et vous tirez mieux parti des connaissances et données que vous accumulez.

Pour en savoir plus:

Universitaire Ziekenhuizen Leuven
MS OneNote