Un logiciel qui trace

La plupart des instruments sont la propriété des chirurgiens. Ces derniers choisissent eux-mêmes le fournisseur auquel ils les achètent. De ce fait, les instruments de l'hôpital ne sont pas homogènes et possèdent leurs caractéristiques spécifiques. Chaque instrument est répertorié différemment et nécessite éventuellement un démontage différent. Par conséquent, une quantité importante de matériel se détériore et il arrive aussi que des pièces se perdent. Le remplacement du matériel représente un surcoût important pour l'hôpital.

Le responsable du SCS, Geert Ballyn, a déjà introduit une importante amélioration dans la manipulation des instruments : à l'aide d'un appareil photo numérique, il a constitué un
catalogue reprenant une photographie de chaque instrument, accompagnée d'une brève description ainsi qu'une explication du montage correct des boîtes. Ainsi, chaque employé peut se référer aux instructions du catalogue en cas de doute. Cependant, la mise à jour
de ce catalogue demande beaucoup de temps et les employés renoncent parfois à le consulter.

En collaboration avec Geert Ballyn, l'entreprise Aexis a mis au point le programme MLine pour la Stérilisation. Ce module permet de tracer toutes les manipulations d'instruments au sein du SCS et de les lier à un Dossier Médical Electronique.

Grâce au module Stérilisation de MLine, le responsable du SCS pourra à tout moment tracer les manipulations réalisées sur un instrument donné. En outre, une recherche orientée effectuée par le biais du zoom avant lui fournira des informations spécifiques sur l'instrument, son utilisation, son historique et même les patients sur lesquels il a été utilisé. En cas de problème, il peut ainsi retrouver immédiatement ce qui s'est passé, où
l'évènement s'est produit et savoir où trouver une boîte donnée. Il en résulte non seulement un important gain de temps sur le plan du contrôle, mais également une meilleure qualité lors du traitement des instruments.

Allons un peu plus loin. Le SCS est composé de 4 zones : la zone sale, la zone propre, la zone de stérilisation et l'espace de stockage stérile.

Un chargement d'instruments utilisés arrive du bloc opératoire (BO). L'employé enregistre la boîte et visualise directement s'il s'agit d'un nettoyage manuel ou mécanique. Si nécessaire, le programme fournit les détails de chaque instrument avec une description du traitement qu'il doit subir. Des actions supplémentaires au niveau de la boîte ou des instruments peuvent être reprises dans le module. L'employé peut introduire le nombre d'instruments livrés à la zone sale, mais ce n'est pas une nécessité. Le matériel est lavé dans une
machine prévue à cet effet et les paramètres de la procédure sont enregistrés lors du chargement. Le matériel est ensuite acheminé vers la zone propre.

L'employé doit entrer dans le système et suivre les directives. De ce fait, la boîte est correctement recomposée. Grâce à ces manipulations correctes, la durée de vie du matériel se trouve allongée.

Le système indique également dans quelle boîte le matériel doit être trié et où il doit être stocké. Ainsi, le stockage est optimisé et le BO dispose des instruments convenus lorsqu'il utilise une boîte. La procédure de stérilisation à partir de cette zone suit des paramètres
déterminés. Le système imprime des étiquettes d'identification qui sont ensuite collées sur l'emballage des boîtes. Enfin, le matériel emballé est placé dans le stérilisateur.

Pour chaque boîte sortant des appareils de stérilisation, l'utilisateur sait exactement quels instruments il comprend, qui les a manipulés et quand et où ceux-ci doivent être livrés et
stockés. Cette procédure permet de réduire les pertes d'instruments. Chaque emballage est soigneusement placé dans l'espace de stockage et peut être retrouvé à tout moment. En outre, les paramètres de la procédure sont liés au chargement, permettant le déblocage du
matériel.

Le bloc opératoire
Le BO peut suivre à tout moment à quel stade du cycle se trouve un instrument déterminé.
L'utilisateur sait exactement à quel moment un instrument est libéré pour utilisation. Ainsi, les opérations sont mieux planifiées et les médecins et les patients sont appelés au bon moment.

Le BO indique dans le système pour quel patient l'instrument est utilisé. En cas de problème, le SCS peut donc prouver que le matériel utilisé était bien stérile. En cas de contestation, la responsabilité peut être clairement établie.

Les achats
Les instruments étant manipulés correctement, leur durée de vie est prolongée et les pertes sont réduites. Par conséquent, moins d'instruments doivent être remplacés.

En outre, le système permet de comparer la durée de vie des mêmes instruments pour différents fournisseurs. Ces informations peuvent être utilisées pour la sélection des fournisseurs.

Grâce aux mesures de rotation des instruments, l'utilisateur peut déterminer
immédiatement s'il doit acheter plus ou moins d'exemplaires d'un instrument.

De plus, les achats peuvent être mieux planifiés étant donné que l'utilisateur peut retrouver, d'un simple click, le nombre de cycles par lesquels un instrument est déjà passé.

“J'ai examiné les programmes existants d'automatisation du service et j'ai été déçu par la vision limitée des développeurs de logiciels. Le logiciel ne doit pas être une île isolée au sein de l'hôpital, mais doit pouvoir s'inscrire dans un ensemble plus vaste et être lié aux dossiers des patients, à la pharmacie, à la facturation, etc. Les logiciels existants ne sont pas suffisamment flexibles et leurs possibilités d'extension sont trop limitées,” déclare Geert Ballyn.

“Aexis avait déjà développé MLine pour le service nucléaire, le secrétariat médical et
les archives et souhaitait élargir les modules du logiciel au service de stérilisation.
Cette société a une grande expérience de la traduction des besoins de services
hospitaliers spécifiques en applications informatiques. De plus, beaucoup d'hôpitaux utilisent déjà leurs solutions. Cela nous donne tout de même une assurance quant à l'avenir de leur
engagement en ce qui concerne notre secteur. Leur approche m'a énormément plu. Ils développent une application en interaction avec les utilisateurs mais ils souhaitent l'implémenter dans le plus grand nombre d'hôpitaux possible. Ils ont constitué d'ailleurs un groupe d'utilisateurs à cet effet. Par conséquent, la solution est effectivement adaptée à l'utilisateur mais il n'existe pas de module fait sur mesure. En outre, Aexis est une
entreprise belge et l'assistance téléphonique est prodiguée dans notre langue. Cela représente un atout non négligeable par rapport aux progiciels étrangers.”

• Il doit être modulaire afin de pouvoirêtre implémenté progressivement et intégré à un rythme de travailexistant.

• Il doit pouvoir être étendu aux autres services et relié à d'autres systèmes.

• Il doit être facile à utiliser, afin que les employés puissent travailler facilement avec ce nouvel instrument.
  En effet, ils n'ont que des connaissances de base dans le domaine de l'IT.

• Il doit s'intégrer parfaitement au rythme de travail existant et mieux l'assister.

• Il doit d'abord donner une vue d'ensemble et, en cas de question, permettre d'approfondir rapidement les résultats de recherche (par le biais du zoom avant).

• Il doit avertir l'utilisateur en cas de mauvaise manipulation, mais il ne doit pas bloquer la procédure de stérilisation. Le logiciel ne doit pas contrôler les manipulations. En cas de
  manipulation fautive (instrument placé dans le mauvais appareil de stérilisation), le logiciel doit indiquer l'erreur afin que l'employé puisse décider lui-même de ce qu'il y a lieu de faire.
  Si un seul instrument doit subir une manipulation supplémentaire (par exemple un seul instrument d'un set de dix instruments), le programme doit émettre un signal.
  
  “La collaboration avec Aexis se déroule merveilleusement bien. Le développement du programme est rapide. J'ai d'ailleurs été agréablement surpris par la manière dont ils traduisent mes besoins dans le logiciel. J'espère maintenant implémenter la solution pour la zone sale pour passer ensuite à la zone propre, à la zone stérile et à l'espace de stockage.”
  “Mes collaborateurs seront plus motivés dans leur travail car ils seront mieux assistés. En ce qui concerne la formation, nous gagnerons beaucoup de temps vu que toutes les informations sur les instruments seront plus faciles à trouver. Je perdrai moi-même beaucoup moins de temps à contrôler et à rechercher les différentes manipulations
  et à retrouver les sets soi-disant perdus,” conclut Geert Ballyn.

Le site de la société AEXIS

AEXIS France
Immeuble Technologies
84/88, bd de la Mission Marchand
F-92411 Courbevoie Cedex
Phone: +33 1 49 04 71 71
Fax: +33 1 49 04 71 61
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AEXIS Belgium
Leuvensesteenweg 392B
B-1932 Sint-Stevens-Woluwe
Phone: +32 2 725 16 44
Fax: +32 2 725 30 32
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route d'Ettelbruck 6
L-7715 Colmar-Berg
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Fax: +352 85 95 21
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