Une expérience WIFI à la Clinique Notre Dame de Grâce de Gosselies.

« Une expérience Wi fi au sein d’une unité de médecine interne, à la Clinique Notre Dame de Grâce de Gosselies, C.N.D.G.», une démarche localisée mais à visée institutionnelle.

La Clinique Notre Dame de Grâce est une clinique privée de proximité située en région de Charleroi, comprenant 197 lits et incluant toutes les unités de base y compris une maternité, une pédiatrie. Notre salle d’urgences accueillent près 30000 patients par an, les missions SMUR répondent aussi de notre rôle sur le plan santé publique . Nous disposons d’une unité de soins intensifs de 9 lits.

L’activité est en croissance depuis plusieurs années et la médecine interne connaît une occupation très forte. Vu notre « faible » capacité en lits agréés, nous ne pouvons avoir que des unités aux multiples pathologies, ce qui génère un impact sur l’ensemble des activités dont la distribution des médicaments (réserve plus importante, tours médicaux plus nombreux)

Le point de départ de cette démarche, le circuit du médicament doit être amélioré et ce, notamment, à la demande de l’inspection de la pharmacie.

La situation avant cette démarche, les prescriptions sont à plus de 90 % écrites par les médecins, seules subsistent les prescriptions en urgences (validation spéciale) et celles acceptées par les infirmières émise à la «volée» par certains médecins dans des circonstances analogues aux urgences. C’est, je crois, déjà un excellent point de départ auquel il y a lieu de préciser que l’infirmière ne dispose pas toujours de toute l’information utile pour réaliser la commande de qualité, vu parfois l’absence de certaines précisions comme le dosage notamment ou si le produit prescrit est bien existant au sein du formulaire, sans quoi une procédure spéciale doit être respectée.
Les médecins ont à leur disposition ce formulaire mais en ont peu recours car sa consultation est fastidieuse tant qu’elle n’est pas automatique sur support informatique.

Cette feuille de prescriptions sert aux infirmières pour établir le plan de médications des patients et à compléter la feuille de commande des médicaments transmise en pharmacie journellement.

• Les constats observés sont notamment, les réserves trop importantes, les prescriptions écrites par le médecin ne vont pas à la pharmacie mais ce sont les infirmières qui retranscrivent sur la feuille individualisée au patient (image précédente) avant son envoi en pharmacie.

• Le médecin signe en bas de page souvent en différé de la prescription car cette feuille est descendue le matin à la pharmacie et parfois en cours de journée.
  Le plan de médications est retranscrit au sein du dossier infirmier du patient et accompagne les autres éléments constitutifs du dossier infirmier.

• La demande était donc de réduire les réserves, que les prescriptions du médecin servent de commande des médicaments, que la distribution des médicaments par la pharmacie soit individualisée (ce principe était déjà en application depuis plusieurs années).

• Les réserves furent actualisées indépendamment de cette expérience WIFI mais leur adaptation était concomitante et nécessaire étant donné l’impact sur la livraison; ceci
  a nécessité des réunions préparatoires incluant les infirmières de l’unité et la pharmacienne, l’aide pharmacienne chargée par priorité à cette mise en route et ce afin de peaufiner la façon dont les médicaments seront acheminés par la pharmacie. Le choix d’obtenir des chariots à tiroirs individuels pour chaque patient faisait partie de la réflexion et avait reçu l’adhésion de
  tout le groupe.

• La descente des chariots avec les feuilles de prescriptions était de la responsabilité du personnel de l’étage, leur remontée de celle de la pharmacie.

Le principe guide de ce nouveau fonctionnement se répartissait comme suit : responsabilité du médecin prescripteur qui «pianote» dans son dossier patient informatisé la prescription en respectant les requis pour toute prescription, la pharmacie en assure la livraison au sein des chariots de l’unité et le personnel infirmier est responsable de la distribution au chevet du patient en validant sur chaque plan thérapeutique les médications administrées.

Le choix de la médecine interne 1 , option cardio, endocrino et pneumo fut proposé en fonction de l’acceptation de la responsable infirmière et de son équipe ainsi qu’une démarche très pro active non seulement d’un cardiologue mais aussi du médecin chef de service de médecine interne. Cette option fut exposée en comité informatique et acceptée.

La mise en route de ce changement fut une décision de la direction générale qui s’appuyant sur le rapport de l’inspection de la pharmacie et d’un audit réalisé par une société extérieure voulut en faire une priorité institutionnelle.
Cette option touche les médecins, les infirmières, la pharmacie et la logistique.

Nous sommes en mai 2005 et le groupe projet créé pour le choix d’un logiciel de prescriptions de médicaments débute. Les décisions opérationnelles ne seront prises qu’au premier trimestre 2006 et l’implémentation fin de cette même année pour un tiers des unités et les autres unités en 2007.

Nous ne pouvions attendre ce cheminement car l’inspection souhaitait des changements opérationnels volontaires.

Comme nous disposons d’un dossier médical informatisé ( C2M de CEGEKA). Chaque dossier créé est en lien direct avec le dossier admission centralisée des patients et de la gestion quotidienne des lits. Ce fait est important à relever car il apporte une fluidité des informations administratives et médicales.

Le référent informatique médical proposa une solution à partir d’un fichier sur le logiciel «excel» qui demanderait une participation des médecins et des infirmières pour intégrer ces prescriptions au sein du C2M et pour faciliter leur impression par le personnel infirmier.

Le référent médecin rencontra les médecins concernés et moi, je faisais de la pédagogie de persuasion avec l’infirmière en chef pour accepter cette proposition qui se devait apporter une meilleure qualité de la prescription.

Cette proposition était rejetée car les «gestes» pourtant simples furent perçus comme beaucoup trop chronophages (tant pour les médecins que le personnel de soins et infirmier) et le rejet fut global mais le principe fut retenu.

Nous avons alors édités une feuille structurée permettant au médecin d’adapter leurs prescriptions à la nouvelle méthode, étape pré informatique.

Cette feuille remplie par le médecin devait être identifiée au nom du patient de façon manuelle, ce qui peut être lourd et source d’erreur. Elle précisait aussi la prescription des examens et ce comme les médecins en avaient l’habitude avant cette nouvelle proposition.

Notre volonté d’automatiser cette feuille fut maintenue et nous demandions à CEGEKA de créer un Frame qui était la copie conforme du test précédent concernant uniquement les médications. Cette réalisation fut obtenue rapidement et sans frais de programmation, c’est à souligner.

Ce test fut un succès, le PC répondait correctement et les feuilles de prescriptions sortaient de l’imprimante facilitant ainsi le travail infirmier.
De cette expérience, la décision d’installer le WIFI de qualité fut prise et ce au sein de toute l’institution.
Cette étape est une excellente préparation à l’installation du logiciel de prescriptions. Il est important de signaler à cette étape que le personnel infirmier de cette unité est satisfait même si des constats sont perfectibles. Les médecins d’autres unités demandent le même développement pour leur pratique quotidienne.
[Lors des réunions mensuelles des infirmières en chef ]que je préside , l’infirmière en chef a expliqué à ses collègues le plus apporté par cette expérience créant ainsi une base positive pour l’avenir et ce sans minimiser les efforts que l’équipe a dû consentir pour obtenir ce résultat.

La mise en place du frame fut instaurée en juin 2005 dans cette unité de médecine interne.

Le médecin « moteur » utilisa cette solution mais malheureusement au bureau et pas lors du tour itinérant , ce qui conduit à compléter ces feuilles par écrit lors des tours.

L’option d’acheter un portable et de placer un WIFI fut une nécessité.
Cette décision fut prise lors d’un comité informatique mais en limitant l’investissement à un WIFI « style domestique » avec le niveau de sécurité acceptable sur le plan informatique et des données véhiculées.

Ce test fut un succès, le PC répondait correctement et les feuilles de prescriptions sortaient de l’imprimante facilitant ainsi le travail infirmier.

De cette expérience, la décision d’installer le WIFI de qualité fut prise et ce au sein de toute l’institution.

Cette étape est une excellente préparation à l’installation du logiciel de prescriptions. Il est important de signaler à cette étape que le personnel infirmier de cette unité est satisfait même si des constats sont perfectibles. Les médecins d’autres unités demandent le même développement pour leur pratique quotidienne.

Lors des réunions mensuelles des infirmières en chef que je préside , l’infirmière en chef a expliqué à ses collègues le plus apporté par cette expérience créant ainsi une base positive pour l’avenir et ce sans minimiser les efforts que l’équipe a dû consentir pour obtenir ce résultat.

De cette expérience, je soulignerai le niveau transversal d’implications (direction générale, direction du département infirmier, direction médicale, le comité informatique, les médecins, le personnel de l’unité de soins).

La suite, c’est le choix du logiciel de prescriptions. Là aussi, une liste de critères ont été établis en faisant participer toutes les parties concernées. Les démo ont été réalisées pour un public bien ciblé, une démo pour les infirmières, une démo pour les médecins et pharmaciens.

Pour la démo des infirmières, elle avait été construite sur base des questions des équipes « infirmières » préalablement transmises aux sociétés retenues.

Je vous donnerai dans un prochain article la façon dont nous avons choisi ce logiciel.

Avec l’arrivée de ce logiciel , le dossier infirmier sera modifié car une partie, les médications seront sur computer, les autres éléments resteront sur documents «papier».

Cette dissociation du dossier n’est pas souhaitable dans le cadre d’une prise en charge de qualité. C’est ainsi que l’informatisation du dossier infirmier devient une priorité, nous allons élaborer notre cahier de charge dès maintenant et le faire valider par la direction générale, médicale et informatique.

Cette décision viendra bien à point dans le cadre du RIM2 appelé dès maintenant DI, données infirmières qui viennent s’intégrer au sein du résumé hospitalier minimum.

En conclusion, la réussite est fonction des structures et de la façon de les utiliser. La réalité est complexe, l’ignorer est une erreur, il appartient au responsable de tous niveaux de transmettre les bonnes remarques, porteuses d’évolution et de satisfaction.
L’expérience locale bien menée et répondant à des exigences journalières est retenue pour toute l’institution, excellent démarrage vers une direction qui améliorera la qualité du quotidien.

Votre attention à la réalité quotidienne doit être permanente car ce comportement est porteur lors de développement de projets. L’approche du vécu journalier dans une perspective d’amélioration passe par cette attitude « naturelle » qui considère chaque personne comme une ressource potentielle pour votre service et ou institution.

Contact: Joseph Bellon , directeur du département infirmier.
(pour vos questions ou remarques complémentaires )